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¿Es viable una política de cero papel para tu compañía? 

Hoy por hoy, las organizaciones se enfrentan a desafíos que antes del siglo XXI jamás se habían contemplado dentro del panorama organizacional. El impacto social y ambiental que la actividad económica puede llegar a generar, es motivo de estudio para los expertos. Así, el reto empresarial actual radica en la mitigación de dicho impacto cuando este pudiera traer consigo perjuicios. ¿Sabías que las empresas consumen en promedio 48 kg de papel por persona al año?

Siendo SINCOSOFT una compañía que desarrolla soluciones tecnológicas, uno de nuestros compromisos es influir positivamente en los procesos de RSE (responsabilidad social empresarial) de todos nuestros aliados, a través de opciones que le permitan optimizar notablemente el uso de todos los recursos y, por ende, mejorar el rendimiento de su operación.

Sabemos perfectamente que, en las compañías, incluyendo las de la industria de la construcción, el uso de papel y de implementos administrativos aumentan el consumo de recursos y afecta directamente su presupuesto. Es por ello que son cada vez más las empresas que deciden adoptar políticas de cero papel.

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Comencemos por lo más importante sobre esta materia: ¿a qué nos referimos con cero papel? Según el Ministerio de Tecnología de la Información y Comunicación, en el marco de lo establecido en Directiva presidencial N° 4, una política de cero papel consiste en la sustitución de los flujos documentales en papel por soportes y medios electrónicos, sustentados en la utilización de Tecnologías de la Información y las Telecomunicaciones. Es decir, el uso de papel para la emisión de documentación se sustituye completa y paulatinamente por procesos y flujos digitales.

Asumir esta buena práctica apoyará la disminución de gastos, la optimización de tiempos del personal y significará un gran avance en la transformación digital, el gran objetivo de toda empresa de nuestra era.

¿Qué implica asumir estas medidas? Lo primero es que se debe garantizar una transición adecuada por parte de todas las áreas de la empresa hacia la transformación digital, frente al impacto que ésta puede generar. Además, establecer procesos claros para el manejo oportuno y seguro de la información que la compañía reciba y emita. Todo esto es posible hoy gracias a herramientas digitales que permiten dar cumplimiento a estos dos propósitos.

SINCO SGD, nuestro Sistema de Gestión Documental, te permite lograr los objetivos en esta materia y se convierte en tu principal aliado en la construcción de las estrategias ambientales para que tu empresa implemente.

¿Qué puede ofrecer SINCO SGD a tu organización? Desde flujos de documentación claros, un fácil y rápido acceso a cada archivo, integración con nuestros principales módulos de SINCO ERP y un seguimiento minuto a minuto sobre el estado de la información. También, mejorar la seguridad de almacenamiento y control de búsqueda que requieras, según la importancia de los datos.

En SINCO SGD contamos con complementos fáciles de usar, como aquellos que facilitan la creación de tus documentos en los programas que usas día a día, ofreciéndote así la simplificación de pasos en la creación de archivos y su correspondiente almacenamiento en el sistema de gestión.

Será necesario contar con un flujo más detallado de los procesos por los que cada documento entrante o saliente debe pasar. Para ello, SINCO SGD te permite configurar uno a uno los flujos y el nivel de integración que éste requiera. Así, desde nuestra herramienta, puedes controlar directamente procesos como radicación de facturas y contabilización de las mismas. Todos los usuarios involucrados serán notificados a través de correo electrónico acerca de su participación en dichos procesos, por lo que cuentas con información en tiempo real acerca de la digitalización e ingreso de la información en el sistema.

¿Qué esperas para unirte al movimiento sin papel, contribuir a la preservación del medio ambiente y gestionar con éxito todos tus documentos?

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